Karty Multisport a ZUS … są składki czy nie ma składek?

Chyba nikt nie ma wątpliwości, że aktualnie mamy do czynienia z rynkiem pracownika. Tym samym pracodawcy aby odpowiednio zmotywować pracowników i zachęcić kandydatów do pracy kuszą ich różnego rodzaju świadczeniami pozapłacowymi, w tym bardzo popularnymi kartami typu Multisport.

Takie świadczenia finansowane przez pracodawcę stanowią korzyść materialną dla pracownika, spełniając tym samym definicję przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

A jeśli tak to należałoby sobie zadać pytanie o konsekwencje zusowskie takich przysporzeń oraz o to czy pracodawca musi uwzględniać wartość tych przysporzeń w podstawie wymiaru składek emerytalno – rentowych.

Karta sportowa a podstawa składek emerytalno-rentowych

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, .(..), stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy,

Jednocześnie jednak § 2 ust. 1 ww. Rozporządzenia zawiera katalog składników wynagrodzenia i świadczeń, które zostały wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 26 tegoż Rozporządzenia wyłączeniu podlegają korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług.

Powyższy przepis stanowi zatem podstawę do wyłączenia określonego rodzaju benefitów pracowniczych z podstawy wymiaru składek zusowskich, pod warunkiem jednak że:

1. korzyści te będą wynikać z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu obowiązujących u danego pracodawcy, oraz
2. będą przybierać postać niepieniężną w postaci uprawnienia do zakupu danych usług po cenach niższych, niż detaliczne.

Powyższe daje asumpt do stwierdzenia, że pracownik powinien chociaż częściowo partycypować w kosztach zakupu takiej karty sportowej. Tylko bowiem wtedy zostanie spełniona przesłanka istnienia „uprawnienia (pracownika-przyp. autora) do zakupu po cenach niższych niż detaliczna”.

W praktyce taka partycypacja pracownika w kosztach zakupu danej usługi może być zupełnie symboliczna i wynosić nawet 50 groszy.

Po spełnieniu powyższych przesłanek pozostała sfinansowana przez pracodawcę kwota zakupu takiej usługi nie będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników, którzy przystąpią do tego świadczenia.

Pamiętajmy jednak, że uprawnienie pracownika polegające na możliwości przystąpienia do takich programów „motywacyjnych” musi być odpowiednio uregulowane w aktach wewnętrznych pracodawcy dot. wynagradzania.

O ile w przypadku pracodawców, co do których istnieje obowiązek wydania regulaminu wynagradzania, kwestia ta nie rodzi żadnego problemu, o tyle w przypadku pracodawców poniżej 50 pracowników, którzy nie mają obowiązku wprowadzania regulaminu wynagradzania i jednocześnie nie wprowadzili regulaminu wynagradzania z „własnej inicjatywy” (czego nie zabrania Kodeks pracy), kwestia ta jest już rożnie interpretowana i postrzegana przez ZUS i sądy, w szczególności w zakresie rozumienia „przepisów o wynagradzaniu”, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 26 ww. Rozporządzenia.

Choćby ostatnio ZUS  (pismo z dnia 8 listopada 2018 r., sygn. WPI/200000/43/1206/2018) zakwestionował możliwość zwolnienia ze składek kart benefitowych, współfinansowanych przez pracodawcę i pracownika, a wprowadzonych w zakładzie tzw. zarządzeniem płacowym (w zakładzie nie obowiązywał regulamin wynagradzania).

Z drugiej strony Sąd Najwyższy w wyroku z dnia z dnia 6 maja 2010 r. o sygnaturze: II UK 337/09, stwierdził że: „formą prawną „przepisów o wynagradzaniu”, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad ustalania podstawy wymiary składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.) mogą być postanowienia uchwały wspólników.”

W cyt. wyżej wyroku – w odniesieniu do pracodawcy niemającego obowiązku wydania regulaminu wynagradzania – SN dalej stwierdził, że:

„Pracodawca taki nie wydaje regulaminu, lecz wiążąco zobowiązuje się w wydanych przez siebie przepisach do określonego świadczenia na rzecz pracowników w sposób umożliwiający określanie na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę. Taka regulacja nie jest regulaminem, jakkolwiek wykazuje daleko idące do niego podobieństwo. Analogicznie i w tych przepisach pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania – zarówno takie, jakie przewidują przepisy prawa pracy (np. wynagrodzenie za czas choroby, odprawa emerytalna), jak i takie, które stosowane są tylko u danego pracodawcy”,

a co także w przypadku pracodawców prowadzących działalność gospodarczą w formie jednoosobowej działalności pozwalałoby na wprowadzenie odpowiednich regulacji np. ogólnozakładowym zarządzeniem.

Takich rozbieżności w doktrynie i orzecznictwie jest więcej i należy o tym pamiętać kalkulując ryzyko (które może się zmaterializować w postaci zaległości zusowskich).

Remedium może być oczywiście wystąpienie do ZUS z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej co do prawidłowości planowanego sposobu regulacji dotyczącej wprowadzenia kart benefitowych w zakładzie i w zależności od uzyskanej odpowiedzi, ewentualna zmiana podejścia.

Na samym końcu należy jeszcze wspomnieć, iż wprowadzając w zakładzie karty benefitowe warto odebrać od pracowników pisemne zgody na comiesięczne potrącanie z ich pensji kwot, którymi partycypują oni w zakupie kart. Pracodawca bez zgody pracownika nie będzie mógł dokonywać samodzielnie takich potrąceń.