Zwolnienia lekarskie pod lupą pracodawcy

Majówka tuż tuż… mając 3 dni wolnego od pracy będzie można cieszyć się aż 9 – dniowym urlopem!

Kogo nie skusi taka okazja, aby w tym czasie wyskoczyć gdzieś na urlop wypoczynkowy i naładować akumulatory zanim nadejdzie czas właściwych urlopów wakacyjnych?

Z mojego doświadczenia wynika jednak, że Majówka oraz wszelkie inne dni ustawowo wolne od pracy (w okolicach Bożego Narodzenia i Nowego Roku, 11 listopada, itd.) wypadające dla pracownika pomiędzy dniami roboczymi to nierzadko również czas wzomożonych zachorowań.

W takiej sytuacji nietrudno o podejrzenie, że takie zachorowanie i/lub dostarczone pracodawcy tzw. L4 jest fikcyjne.

Pracodawca w takiej sytuacji nie jest jednak bezbronny i z zachowaniem wymogów ustawowych  samodzielnie, lub za pośrednictwem ZUS, ma prawo skontrolować zarówno prawidłowość wykorzystywania zwolnienia od pracy zgodnie z jego celem, lub poddać kontroli samo zwolnienie lekarskie (tj. czy wystawione zwolnienie nie jest fikcyjne, a pracownik rzeczywiście jest chory).

O ile w przypadku kwestionowania tego czy pracownik w ogóle powinien dostać L4 pracodawca musi posiłkować się ZUS (to bowiem lekarz orzecznik ZUS w ramach takiej kontroli ostatecznie ustala czy pracownik choruje), co powoduje że taka kontrola może okazać się mało skutecznym narzędziem reagowania na bieżące częste absencje pracowników (abstrahując jednocześnie od faktu, że pracodawca nie ma możliwości ani kompetencji zweryfikować na co pracownik choruje), o tyle kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich jak i warunki jej przeprowadzania pozwalają reagować szybciej.

W niniejszym wpisie skupię się właśnie na zasadach kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień chorobowych zgodnie z ich celem, jakim jest rekonwalescencja i powrót do zdrowia pracownika.

Jak zatem wygląda taka procedura kontroli?

Kwestie kontroli zwolnień lekarskich reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich z dnia 27 lipca 1999 r.

Zasada nr 1: Samodzielnej kontroli prawidłowości wykorzystania L4 zgodnie z przeznaczeniem może dokonać tylko i wyłącznie płatnik składek na ubezpieczenie chorobowe, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Poniżej tej liczby o przeprowadzenie kontroli pracodawca musi zwrócić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS przeprowadza wówczas taką kontrolę na wniosek pracodawcy. ZUS może także działać z urzędu.

Zasada nr 2: Pracodawca w każdym przypadku – z zachowaniem zasady nr 1- może przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy także za okres, za który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas choroby wypłacane ze środków pracodawcy.

Zgodnie bowiem z art. 92 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia za czas choroby za okres 33 dni, a w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 rok życia – za okres 14 dni niezdolności do pracy z powodu choroby w roku kalendarzowym. Taka możliwość wynika z przepisu art. 92 § 3 pkt 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym prawo do wynagrodzenia za czas choroby nie przysługuje w przypadkach, w których nie przysługuje prawo do zasiłku chorobowego

Zasada nr 3: Kontrola L4 służy ustaleniu, czy ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy 1) nie wykonuje innej pracy zarobkowej, lub 2) czy nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

Ad 1) Praca zarobkowa to wszelkie przejawy aktywności zawodowej (np. na rzecz podmiotu trzeciego innego niż pracodawca), niezależnie od formy zatrudnienia, czy też w ramach własnej działalności gospodarczej pracownika. Pracą zarobkową są również czynności wykonywane w ramach stosunku organizacyjnego łączącego ubezpieczonego członka zarządu (rady nadzorczej) ze spółką; praca w gospodarstwie rolnym.

Co istotne, należy pamiętać o tym, że ZUS może prowadzić kontrole również z urzędu. Jeśli zatem mamy pracownika na długotrwałym L4, który w okresie trwania L4 wykonuje dla nas czynności zawodowe, choćby sporadycznie, sami jako pracodawcy narażamy się na ryzyko zakwestionowania zasadności wypłacania zasiłku chorobowego. Celem bowiem zasiłku chorobowego jest kompensata braku możliwości zarobkowania, a jeśli pracownik pracuje, to za jego pracę powinien zapłacić pracodawca, a nie ZUS.

Orzecznictwo sądowe jest bardzo bogate zarówno w zakresie tego, co rozumieć pod aktywnością zarobkową, jak i tego kiedy mamy do czynienia z dopuszczalnym incydentalnym charakterem aktywności zawodowej w okresie L4, niepowodującym pozbawienia prawa do zasiłku, i w razie wątpliwości może być pomocne przy rozstrzyganiu czy w danej sytuacji pracownik spełnił przesłankę wykonywania pracy zarobkowej w czasie L4.

Ad 2) Niezgodnie z celem wykorzystanie zwolnienia lekarskiego to natomiast wszelkie aktywności, które – mówiąc w skrócie – nie służą rekonwalescencji pracownika.

Zatem jeśli pracownik w czasie L4 remontuje mieszkanie, morsuje z szampanem na otwarciu sezonu morsów (znane mi są takie przypadki), albo wyjechał na wakacje, o czym pracodawca dowiedział się z Facebooka (o dziwo, nie takie rzadkie sytuacje), to możemy mówić o wykorzystywaniu zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego przeznaczeniem.

Pomocne przy ocenie czy mamy do czynienia z nieprawidłowym wykorzystaniem L4 może być odwołanie się do wskazań lekarza wystawiającego L4 w zakrasie zaleceń czy chory powinien leżeć, czy może chodzić.

Każdą jednak sytuację nieprawidłowości w zakresie nadużywania zwolnień należy zawsze rozstrzygnąć indywidualnie, gdyż przypadek przypadkowi nierówny.

Zgodnie z zaleceniami ZUS, w sytuacjach kontroli niezbędne jest wyczucie, czy aktywność, przy jakiej osoba kontrolująca zastała daną osobę, uznać można za czynności niezbędne do zaspokojenia podstawowych potrzeb lub związane z jego stanem zdrowia. W sytuacji zatem, gdy z ustaleń kontroli wynika, że w okresie orzeczonej niezdolności do pracy z powodu choroby ubezpieczony wykonywał czynności niezbędne dla zaspokojenia podstawowych potrzeb życiowych, gdyż nie było innych domowników mogących te czynności wykonać (np. zakup podstawowych artykułów żywnościowych, realizacja recepty na leki itp., kontrolna wizyta lekarska) nie można uznać, że ubezpieczony wykorzystywał zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem.

W sprawie o zasiłek chorobowy nie ma natomiast znaczenia dowód z opinii medycznej na okoliczność (a zatem fakt), czy wykonywanie pracy zarobkowej w okresie niezdolności do pracy miało wpływ na stan zdrowia ubezpieczonego (tak SN w wyroku z dnia 6 lutego 2008 r., II UK 10/07). Stanowisko SN tylko potwierdza zatem tezę, że jeśli pracujesz, to należy Ci się – pracowniku – wynagrodzenie za pracę w pełnej wysokości, a nie zasiłek.

Zasada nr 4: Osoba kontrolująca prawidłowość wykorzystywania zwolnienia lekarskiego powinna legitymować się imiennym upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli wystawionym przez płatnika składek (chyba że płatnik sam dokonuje kontroli), wg wzoru z załącznika nr 1 do ww. rozporządzenia.

Upoważnić można nie tylko własnego pracownika ale także firmę z zewnątrz, które się specjalizują w tym zakresie. Ze względu na delikatny charakter sprawy, rekomendowanym byłoby aby osoba kontrolująca posiadała odpowiednią wiedzę o przepisach określających zasady postępowania przy przeprowadzaniu kontroli podejrzanych L4.

Jeśli pracodawca zdecyduje się powierzyć kontrolę firmie zewnętrznej, powinien zadbać odpowiednio o kwestie związane z ochroną danych osobowych w szczególności zawrzeć odpowiednią umowę dotyczącą przetwarzania danych osobowych przez podmiot trzeci w związku z kontrolą.

Zasada nr 5: Miejscem kontroli jest miejsce, w którym spodziewamy się zastać kontrolowanego pracownika

Może to być:

– miejscu dodatkowej pracy lub miejsce prowadzenia działalności pozarolniczej (jeśli pracodawca posiada informację, że pracownik dorabia na L4),

– miejsce zamieszkania,

– miejsce czasowego pobytu (na druku ZUS ZLA wksazuje się bowiem adres pobytu chorego w okresie niezdolności do pracy, przy czym nie uważa, że ubezpieczony wykorzystuje zwolnienie lekarskie od pracy niezgodnie z jego celem, jeżeli wyjechał na okres leczenia do rodziny i wskazał płatnikowi składek właśnie takie miejsce pobytu, lub

– inne miejsce, jeśli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.

Zasada nr 6: Jeśli w trakcie przeprowadzonej kontroli pracodawca lub imiennie upoważniona do tego przez niego osoba stwierdzi nieprawidłowości, konieczne jest sporządzenie protokołu kontroli.

W protokole należy opisać na czym czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie L4.

Jeśli w trakcie kontroli okaże się zatem, że pracownik remontuje mieszkanie albo spotkaliśmy pracownika w galerii handlowej na poświątecznych wyprzedażach, to wówczas ten fakt należy odnotować w protokole.

Jeśli pracodawca nie zastanie pracownika w domu lub innym miejscu pobytu zgodnie z informacją na zwolnieniu lekarskim, pracodawca powinien co do zasady kontrolę ponowić, jednocześnie wyjaśniając z pracownikiem przyczyny poprzedniej nieobecności.

Protokołu nie sporządza się jeśli kontrola wypadła dla pracownika pomyślnie.

Wzór protokołu również stanowi załącznik (nr 2) do ww. rozporządzenia.          

Zasada nr 7: Protokół z kontroli należy przedłożyć ubezpieczonemu pracowniki w celu umożliwienia mu ustosunkowania się do wyników kontroli

Jeżeli w trakcie kontroli stwierdzono nieobecność pracownika w domu ale pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności, np. wizyta u lekarza itp., nie można uznać, że zwolnienie lekarskie od pracy było nieprawidłowo wykorzystywane.

Ustalenia kontroli zawarte w protokole kontroli są podstawą do niewypłacenia pracownikowi  wynagrodzenia lub zasiłku chorbowego.

Ale uwaga:  Pracodawca, który ma wątpliwości co do zaistnienia przesłanek uzasadniających wstrzymanie wypłaty zasiłku chorobowego, albo w sytuacji w której pracownik kwestionuje ustalenia kontroli, powinien oddać sprawę do rozstrzygnięcia przez właściwą jednostkę organizacyjną ZUS, która wyda odpowiednią decyzję. Od decyzji każdej ze stron służy odwołanie.

ZUS nie jest jednak właściwy do rozstrzygania sporów dotyczących prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, jeżeli za okres tego zwolnienia rozpatrywane jest prawo do wynagrodzenia wypłacanego ze środków pracodawcy za okresy niezdolności do pracy z powodu choroby, na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. W takim wypadku pracodawca podejmuje decyzję samodzielnie, zaś pracownikowi, który tę decyzję kwestionuje, przysługują odpowiednie roszczenia wobec pracodawcy.

Skutki stwierdzonych nadużyć w zakresie korzystania z L4

Pracownik, który nadużywa zwolnień lekarskich powinien liczyć się z dwojakiego rodzaju skutkami wynikającymi z tego faktu.

Po pierwsze, niezgodne z celem korzystanie z L4 grozi utratą wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego za cały okres pozostawania na zakwestionowanym zwolnieniu lekarskim.

Wyjątek dotyczy ewentualnie sytuacji, kiedy pracownik przebywał w tym okresie w szpitalu – wówczas okres ten podlega odliczeniu od okresu, za który pracownik zostaje pozbawiony wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego.

Ponadto okres, za który pracownik pozbawiony został takich świadczeń chorobowych, podlega doliczeniu do okresu zasiłkowego (Okres zasiłkowy wynosi maksymalnie 182 dni, a w przypadku niezdolności do pracy przypadającej na okres ciąży lub spowodowanej gruźlicą – 270 dni).

Istotne jest jednocześnie aby pamiętać, że pozbawienie prawa do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego dotyczy tylko tego zwolnienia lekarskiego, w okresie którego zostały stwierdzone nieprawidłowości.

Przykład: Pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim od 1 do 5 października, a następnie od 6 do 10 października. Pracodawca w wyniku kontroli przeprowadzonej 7 października stwierdził nadużycia. Na tej podstawie pracownik zostanie pozbawiony prawa do wynagrodzenia/zasiłku za czas choroby za cały okres objęty drugim zaświadczeniem lekarskim tj. od 6 do 10 października.

Po drugie, takie nielojalne zachowanie pracownika może być podstawą nawet tzw. dyscplinarki.

Przypomnieć bowiem jeszcze raz należy, że celem zwolnienia lekarskiego jest rekonwalescencja. Pracownik, który w okresie L4 celowo, świadomie podejmuje aktywności, które ten cel niweczą, i przyczyniają się do przedłużenia czasu niezbędnego na odzyskanie zdolności do pracy, może zostać uznany za dopuszczającego się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, jakim jest obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy i lojalności wobec swojego pracodawcy.  W każdym jednak przypadku sytuację należy ocenić indywiduwalnie.

Na koniec warto dodać, że już od 1 lipca 2018 r. będą obowiązywać elektroniczne zwolnienia lekarskie (kwestia ta będzie wkrótce przedmiotem osobnego wpisu), które znacznie usprawnią potencjalne kontrole. Obecnie bowiem, z uwagi na fakt, że pracownik co do zasady może dostarczyć pracodawcy zwolnienie lekarskie w ciągu 7 dni od jego wystawienia, realne możliwości przeprowadzenia kontroli krótkiego zwolnienia lekarskiego są znacznie niższe. Po wejściu w życie nowych przepisów elektroniczne zwolnienie lekarskie niemalże od razu pojawi się w systemie PUE ZUS, do którego dostęp będzie miał pracodawca.