Jak uniknąć formalnych wadliwości wypowiedzenia umowy o pracę lub dyscyplinarki?

Do powstania tego wpisu, mimo że mogłoby się wydawać że temat jest oczywisty, zainspirowało mnie – jak to zwykle bywa – życie :), a mianowicie historia mojego znajomego przedsiębiorcy działającego w branży transportowej, który zwolnił z pracy jednego ze swoich kierowców za kradzieże paliwa …i który mimo całej racji po swojej stronie jako pracodawcy, z uwagi na błędy formalne oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę, finalnie musiał spotkać się z tym pracownikiem w sądzie pracy.

Aby bezpiecznie rozstać się z pracownikiem, pracodawca musi pamiętać o określonych wymogach formalnych stawianych przez Kodeks pracy, a których brak naraża pracodawcę nie tylko na spór, ale na przegraną w sporze, jeśli pracownik wystąpi na drogę sądową.

Każde oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem, niezależnie od jej rodzaju, powinno spełniać minimum następujące kryteria

• Na piśmie

Każde oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia wymaga formy pisemnej. Kropka.

Ustne oświadczenie pracodawcy nie będzie wprawdzie powodować nieskuteczności takiego oświadczenia (a więc ostatecznie dojdzie do rozwiązania umowy o pracę), ale będzie wadliwe formalnie, i jako takie automatycznie będzie stawiało pracownika na wygranej pozycji w przypadku ewentualnego sporu w sądzie o uznanie bezskuteczności wypowiedzenia, o przywrócenie do pracy albo o zasądzenie odszkodowania.

• Z pouczeniem o prawie odwołania do sądu

Kolejnym wymogiem formalnym, o którym należy pamiętać rozstając się z pracownikiem za wypowiedzeniem lub bez zachowania okresu wypowiedzenia, jest pouczenie o prawie odwołania do sądu.

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązuje ujednolicony 21-dniowy termin na odwołanie się przez pracownika do sądu od wypowiedzenia lub tzw. dyscyplinarki.

Prawidłowe pouczenie pracownika będzie obejmowało wskazanie właściwego terminu do odwołania, jak i sądu, do którego pracownik może wnieść stosowne powództwo.

Brak lub błędne pouczenie o możliwości odwołania się do sądu pracy mogą stanowić podstawę do przywrócenia terminu dokonania tej czynności.

• Obowiązkowa konsultacja ze związkami zawodowymi

Zgodnie z Kodeksem pracy, w przypadku zamiaru rozwiązania umowy o pracę na czas nieokreślony za wypowiedzeniem z pracownikiem reprezentowanym przez organizację związkową działającą w zakładzie pracodawcy, pracodawca ma obowiązek zawiadomić taką organizację na piśmie o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy, podając przyczynę uzasadniającą jej rozwiązanie.

Choć stanowisko związków zawodowych w kwestii zwolnienia pracownika nie jest w tym przypadku dla pracodawcy wiążące, to jednak pominięcie tego etapu będzie powodowało wadliwość procedury rozwiązania umowy o pracę.

Uwaga: w przypadku pracowników – działaczy związkowych obowiązują w tym względzie zaostrzone rygory

Pamiętaj o zakazie wypowiadania umów o pracę w okresach usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, np. w czasie urlopu, jak i w sytuacji gdy pracownik objęty jest szczególną ochroną przed wypowiedzeniem, np. pracownik w ochronie przedemerytalnej, kobieta w ciąży.  

• Przyczyna rozwiązania umowy o pracę – dodatkowy wymóg dla umów zawartych na czas nieokreślony oraz w przypadku tzw. „dyscyplinarek”

Ostatni wymóg odnosi sie do umów zawartych na czas nieokreślony lub w przypadku rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym (niezależnie od rodzaju umowy), czyli bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Pracodawca aby móc bezpiecznie rozstać się z pracownikiem musi wskazać w treści oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy powód (przyczynę) rozstania. Powód musi spełniać kryteria rzeczywistości, konkretności,  oraz musi być uzasadniony.

Najbardziej kłopotliwe i będące niejednokrotnie źródłem sporów jest właśnie wskazanie przyczyny spełnającej wyżej wymienione kryteria.

Pracodawca powinien konkretnie wskazać pracownikowi, z jakiego powodu rozstaje się z pracownikiem. Prawidłowe postępowanie w tym zakresie obejmuje wskazanie konkretnych zachowań pracownika (z umiejscowieniem w czasie) oraz ich odniesienie do obowiązków pracowniczych – zarówno tych o ogólnym charakterze, wynikających z kodeksu pracy, jak np. obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy, jak i obowiązków określonych umową o pracę, np. odnoszących się ściśle do zakresu powierzonych pracownikowi zadań.

Ogólnikowe sformułowania, iż pracownik „nie wywiązuje się prawidłowo z obowiązków służbowych” czy też o „utracie zaufania” do pracownika z reguły nie wystarczą, chyba że stanowią pokłosie zarzutów stawianych i skonkretyzowanych pracownikowi już wcześniej np. w doręczanych mu pismach, zamieszczonych w jego aktach osobowych. Orzecznictwo dopuszcza również ogólne sformułowanie przyczyny rozstania w piśmie pracodawcy w sytuacji, w której przyczyny te zostały pracownikowi w sposób należyty i wyczerpujący uzasadnione ustnie w chwili wręczania wypowiedzenia (oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia) przez co można uznać, że są one pracownikowi znane (i dzięki czemu pracownik będzie miał możliwość weryfikacji stawianych mu zarzutów oraz na tej podstawie decyzji o ewentualnym odwołaniu się do sądu).

Pamiętaj, że jeśli dojdzie to ewentualnego sporu, postępowanie dowodowe przed sądem w zakresie zasadności wypowiedzenia lub istnienia uzasadnionej przyczyny rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, będzie się ograniczać tylko do tej przyczyny, którą pracodawca podał pracownikowi jako powód rozstania, przy czym pracodawca musi ją podać najpóźniej w dacie złożenia wypowiedzenia. Późniejsze powołanie się na inne przyczyny, który wystąpiły w okresie trwania zatrudnienia choćby przed wręczeniem wypowiedzenia lub dyscyplinarki nie będą stanowiły skutecznej linii obrony pracodawcy.